Vom kleinsten Detail zum großen Ganzen.
Ob nationaler oder internationaler Kongress, Firmenevent oder Industrieausstellung, ob festlicher Galaabend, ausgelassene Party oder zünftiger Bayerischer Abend, ob Wirtschaft, Wissenschaft oder Kultur, EUROKONGRESS bietet persönliche Beratung und ein individuell zugeschnittenes Veranstaltungskonzept.
Professionelle Veranstaltungsplanung setzt Erfahrung, eingespielte Kontakte, Kenntnisse der Stärken und Schwächen von Locations und Servicefirmen voraus. Sie ist die Aufgabe von Spezialisten, die dieses Wissen mitbringen und ihre Fähigkeiten schon erfolgreich unter Beweis gestellt haben.
Unser Anspruch: alles muss perfekt organisiert sein – eine zweite Chance gibt es nicht.
CongressUnsere
Leistungen
Leistungen
| Konzeption | Locationsuche, rechtliche und steuerliche Beratung, Optimierung der Programmstruktur, Erstellung eines detaillierten Zeitplanes und Organigramms |
| Finanzplanung | Budgeterstellung und -überwachung, Planung und Abwicklung von Umsatz- und Ertragssteuer, Unterstützung bei der Sponsorensuche und entsprechende Vertragsabwicklung, treuhänderische Einnahmen-/Ausgabenverwaltung, Endabrechnung |
| Kongressmarketing | Erstellung einer veranstaltungseigenen Homepage, PR, Promotion auf vorangehenden Veranstaltungen, Programmerstellung und -druck, Verwaltung von Adressdatenbanken, E-Mail-Marketing, Anzeigenschaltung in Fachzeitschriften, Eintragung in Kongresskalender |
| Teilnehmeradministration und Referentenhandling | Professionelle Veranstaltungssoftware zur Onlineregistrierung, Inkasso der Gebühren, Bestätigungs- und Rechnungsversand, Korrespondenz mit den Teilnehmern, Vorbereiten der persönlichen Teilnehmerunterlagen, Koordination der Referenten - technische Anforderungen, Reiseorganisation, VIP-Transfers und Reisekostenabrechnung |
| Hotelreservierung | Online Buchungsplattform, keine Buchungsgebühren, tagesaktuelle Preise, best-price-guarantee, optimale Stornierungesbedingungen |
| Abstracthandling | Online Plattform zur Einreichung und Verwaltung der Abstracts, Online Reviewing, Planung wissenschaftliches Programm und Posterausstellung, Aufbereitung der Abstracts für Programmdruck oder Download |
| Zertifizierung | Koordination der Zertifizierung inkl. Evaluation und Teilnehmerzertifikate |
| Veranstaltungslogistik | Angebotseinholung, Vertragsverhandlungen, Koordination und Abrechnung aller benötigter Dienstleister (Catering, Transfers, Dolmetscher, Technik etc.) |
| Rahmenprogramm | Konzeption von Fachexkursionen, Ausflügen, Besichtigungen, Stadtrundgängen, Empfängen, Referentenessen, Galas, Abendveranstaltungen, Kongresspartys etc. |
| Vor-Ort-Management und Gästesteuerung | Einrichtung Tagungsbüro, technische Betreuung, Koordination aller Gewerke, Teilnehmer- und Referentenbetreuung, Bearbeitung von Neuanmeldern inklusive Inkasso, Dekoration, Beschilderung, Transfers, Personalplanung vor Ort, Hostessen-Service |
Virtual CongressUnsere
Leistungen
Leistungen
| Wir bieten Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre virtuelle Veranstaltung an, ob Online-Seminar oder ein umfassender virtueller Kongress – wir beraten und unterstützen Sie bei der Entwicklung Ihrer virtuellen Veranstaltungsstrategie. Deswegen haben wir unserer bisheriges Kongressportfolio um folgende weitere Leistungen ergänzt:
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EventUnsere
Leistungen
Leistungen
| Konzeption | Eventkonzept und Motto unter Berücksichtigung spezifischer Ziele, der jeweiligen Unternehmensphilosophie sowie der Zielgruppe/Gästestruktur |
| Veranstaltungsort | Locationsuche, Machbarkeitsprüfung (inkl. Infrastruktur, Erreichbarkeit, technischer Ausstattung, feuerpolizeilicher Auflagen etc.), Vertragsverhandlung und -abwicklung |
| Finanzplanung | Budgeterstellung und -überwachung, Sponsorenakquise, Rechnungsprüfung aller Leistungsträger, Endabrechnung |
| Dramaturgie/Regie | Programmgestaltung gemäß Konzept/Motto, Ausstattung/Dekoration, Abstimmung von Programminhalten, Künstlermanagement/Entertainment (Musiker, Akrobaten, Walking Acts etc.), Erlebnisgastronomie, Regieführung |
| Promotion | Veranstaltungs-Website, Einladungsmailings, Verwaltung von Adressdatenbanken, telefonische Nachfassaktionen, E-Mailshots, Gestaltung von Drucksachen |
| Hotelreservierung |
Online Buchungsplattform, keine Buchungsgebühren, tagesaktuelle Preise, |
| Logistik | Angebotseinholung, Vertragsverhandlungen, Koordination und Abrechnung aller benötigter Dienstleister (Transfers, Garderobe, Catering, Künstler, Technik, Hostessen, Sicherheitsdienst etc.) |
| Gästemanagement (deutsch, englisch, französisch) | Professionelle Veranstaltungssoftware zur Onlineregistrierung, Bestätigungsversand, Hotline, Tischordnung, VIP-Service |
| Mediale Umsetzung und digitale Dokumentation | Mediale Umsetzung des Gesamtkonzepts in Form von Video-Trailern, Songs/Soundtracks, Live-Übertragungen, Dokumentation der Veranstaltung (Foto/Film) |
| Vor-Ort-Management und Gästesteuerung | Erstellung eines detaillierten Ablaufplanes, Gästesteuerung, Gesamtkoordination aller Gewerke, Künstlerbetreuung, Hostessen-Einsatzplanung |
ExhibitionUnsere
Leistungen
Leistungen
| Organisation der kongressbegleitenden Industriebeteiligungen | Zusammenstellung Sponsorenpakete, Erstellung der Informationsbroschüre, Ausschreibung, Beratung, Vertragsverhandlung, finanzielle Abwicklung |
| Akquise Sponsoren und Aussteller | Akquise per Telefon und E-Mail Marketing |
| Ausstellungsplanung und - durchführung | Technische Ausschreibung, Sicherstellung aller relevanter Genehmigungen (Brandschutz etc.), Erstellung des Standplanes, Anmeldebearbeitung, Versand der Bestätigungen und Ausstellerunterlagen |
| Compliance Beratung | Beratung zu den verschiedenen Verhaltenskodices der Pharma- und Medizintechnikindustrie (FS Arzneimittelindustrie e.V., EFPIA, Eucomed) |
| Vor-Ort-Management | Organisatorische und technische Betreuung vor Ort |
Wir helfen Ihnen gerne – was immer Sie auch vorhaben!